Arviointi ja tiimin työmääräarvio herättävät tunteita. Onnistuin aikaansaamaan mielenkiintoisen keskustelu aiheesta LinkedInissä. Tämä innoitti perkaamaan arviointia useammasta näkökulmasta. Arviot ovat aina, no, arvioita. Välillä niitä kuitenkin kohdellaan kuin faktoja, vaikka faktat, eli oikea työmäärä, selviää vasta kun homma on valmis.
Työmääräarvioinnin historia
Muistatko vielä ajan ennen ketterien menetelmien vallankumousta? Silloin myytiin projekteja, joiden kesto saattoi olla useita vuosia. Vesiputousmaailmassa oli hurjan tärkeää ymmärtää asioiden kokoluokat jo ennen projektin aloitusta, koska projektit olivat pääsääntöisesti kiinteähintaisia. Arviointiin kehitettiin kaikenmoisia menetelmiä, etsittiin oppeja jo toteutetuista tuotteista tai koitettiin arvioida “function pointteja” eli käyttäjän toimintoja ratkaisussa.
Työmääräarvio oli pakko tehdä silloin, kun projektin tavoite ei ollut vielä kristallinkirkas. Arviointi oli työlästä ja tehotonta. Ja useimmiten pielessä, tottakai. Suuntaan tai toiseen. Riskejä koitettiin sitten pienentää laittamalla sopimuksiin reilusti varmuusvaraa ja kirjaamalla sopimuksiin pilkulleen se, mitä arvio sisältää. Jossain kohtaa projektia päästiinkin aina kiihkeisiin keskusteluihin sopimuksen sisällöstä ja keskustelemaan muutospyynnöistä.
Kiinteähintaiset projektit olivat ostajien mieleen. Ostaminen oli (lähes) riskitöntä, ja kiinteää rahaa helppo hallinnoida. Tämä historian painolasti tuntuu edelleen vaikuttavan kehityshankkeissa. Erityisesti, jos hommaan liittyy tilaaja-toimittaja-suhde.
Työmääräarvio ketterissä menetelmissä
Erityisesti Scrum-tiimeissä arvioinnin tavoitteena on ymmärtää kuinka paljon työtä sprinttiin mahtuu. Scrum kuten useimmat muutkin ketterät menetelmät jättävät päätösvallan arviointitavoista tiimille. Kun työtä arvioidaan, tulee määrän lisäksi huomioida tehtävän kompleksisuus, sekä se, mitä asiasta jo tiedetään ja mitä ei tiedetä.
Ketterissä menetelmissä ei ole yhtä ainoaa tapaa tehdä työmääräarvio. Tyypillisiä tapoja arvioida työtä ovat:
- Aikaan sidotut arviot, päivinä tai tunteina
- Ideaalinen aika (ilman häiriöitä ja keskeytyksiä)
- Suhteelliset arvioinnit, kuten tarinapisteet eli story pointit
Radikaali ratkaisu on unohtaa arviointi kokonaan – NoEstimates-ajattelu pitää arviointia ajanhukkana.
Jos arvioita käytetään, niihin ei kannata tuhlata loputtomasti aikaa. Aika nopeasti ollaan pisteessä, jossa arvion hiominen ei enää lisää arvion tarkkuutta. Ketterien menetelmien etuna on nopeus, ja myös arvioinnin tulee olla nopeaa. Eikä kerran arvioituhin kannata enää palata, vaan tiimi oppii pikku hiljaa enemmän rakennettavasta tuotteesta ja arvioinnista tulee osuvampaa.
Arviointi tulee olla myös tiimin yhteinen ponnistus. Arvion tulee ilmentää tiimin kykyjä, ei ainoastaan sen parhaan asiantuntijan nopeutta. Tiimissähän periaatteessa kuka tahansa voi olla tehtävän toteuttaja.
Aikaan sidotut arviot ja ideaalinen aika
Aikaan sidotuissa arvioissa ajatus on aikaansaada ennustettavuutta. Usein arvioidaan kalenteriaikaa, ideaalisessa ajassa taas häiriötöntä työskentelyaikaa. Häiriöttömän ajan osuus vaihtelee, ja se kannattaakin arvioida oman tiimin kokemuksen perusteella.
Plussat:
- Tuntuu tiimin mielestä usein konkreettiselta.
- Arviot vertailukelpoisia tiimien kesken.
Miinukset:
- Me ihmiset olemme erittäin huonoja arvioimaan, usein arviomme kuvastavat parasta mahdollista skenaariota.
- Aikaan sidottuja arvioita aletaan herkästi käsitellä faktoina.
- Fokus siirtyy helposti tavoitteesta yksittäisiin tehtäviin ja niiden arvion pitämiseen.
Suhteellinen arviointi
Koska ajan arviointi on haastellista, on arvioinnin rinnalle kehitetty suhteellinen arviointi. Tiimi voi käyttää esimerkiksi story pointteja eli tarinapisteitä, T-paitakokoja tai vaikkapa koirarotuja.
Story pointeissa käytetään mukailtua Fibonaccin lukusarjaa (1, 2, 3, 5, 8, 13, 20..). Ajatuksena on löytää jokin pieni tehtävä, jolle annetaan arvo 1, ja muita tehtäviä vertaillaan suhteellisesti tähän pieneen – onko niissä saman verran työtä, vai kenties tuplasti tai viisinkertaisesti hommaa. Tarinapistearvioinnissa voi hyödyntää menetelminä esimerkiksi suunnittelupokeria (planning poker) tai koritekniikkaa kuten “white elephant sizing”.
Plussat:
- Nopea tapa arvioida
- Mitä suurempi tehtävä, epävarmuutta kuvastaa sen isompi arviointihaarukka. Tämä auttaa ennustettavuudessa.
Miinukset:
- Varsinkin story pointeissa numerot aiheuttavat helposti vertaamista päiviin tai pisteiden vertailua tiimien välillä. Jokaisella tiimillä on kuitenkin oma tapa käsitellä pisteitä, ja sekin tyypillisesti muuttuu ajan kuluessa.
- Jos tiimi on käyttänyt aiemmin aikaan sidottuja arvioita, saattaa suhteellisen arvioinnin omaksuminen olla hankalaa
NoEstimates eli ei työmääräarviota
Jos tiimin tavoitteena on tuottaa asiakasarvoa, ei töiden arvioiminen ole välttämättä arvoa tuottavaa työtä. NoEstimates on kasvanut liikkeeksi, jonka ajatus on, että koska arviot ovat aina pielessä, ne ovat turhia.
Arvioinnin sijaan mitataan esimerkiksi läpimenoaikaa ja syklin aikaa. Jos työtä osataan pilkkoa järkevästi, tiimin vauhtia voidaan arvioiden sijaan laskea esimerkiksi valmistuneiden ominaisuuksien vauhdista, ja näin arvioida isompien kokonaisuuksien valmistumista. Mitä tasakokoisempia pilkotut osaset ovat, sen tarkempi on ennustettavuus.
Plussat:
- Poistaa arviointiin kuluvan ajan
- Auttaa tiimiä keskittymään arvontuottoon ja töiden pilkkomiseen
Miinukset:
- Ei toimi kaikkialla, joskus arvioita edelleen tarvitaan.
- Vaatii ultimaattista läpinäkyvyyttä ja luottamusta toimiakseen.
- Tiimi saattaa luvata liikoja
Oikea vastaus arviointiin?
Ehkäpä arvasit jo – oikeaa vastausta ei ole. Työn arvioiminen (tai arvioimattomuus) kannattaa sopeuttaa omaan organisaatioon ja tiimiin. Mikä on työyhteisön kypsyystaso ja mihin ollaan valmiita. Onneksi aina voi kokeilla, ottaa opiksi ja muokata tiimin käytäntöjä opitun perusteella.