Miten aloittaa uudessa tiimissä?
Alku on aina tärkeä. Scrum Masterina omistat tiimin työprosessin ja fasilitointivastuun vaihtuminen on aina jonkinlainen shokki tekemiselle. Liityin tänä vuonna Scrum Masterina kaksi kertaa uuteen tiimiin, joissa molemmissa etsittiin huomattavaa muutosta arkirutiineihin. Lisäksi tiimien ensimmäinen iso lanseeraus loppuasiakkaille piti saada tehtyä.
Bruce Tuckmanin tiimin evoluutiomalli kuvaa miten tiimin kyky saada asioita aikaan kehittyy ja tiimin tehokkuus resetoituu aina henkilömuutosten yhteyksissä. Jokaisen tiimin on siis henkilömuutosten jälkeen uudelleen ansaittava oma toimintakykynsä. Se kuinka nopeasti muutoksesta toivutaan ja miten uusi tekijä saadaan auttamaan tavoitteiden saavuttamisessa, riippuu pitkälti ensimmäisestä kuukaudesta.
Olin siis samalla auttaja ja häiriö uusille tiimeilleni.
Mitä mietin kun aloitin Scrum Masterina?
Tiesin siis olevani myös häirikkö uusille tiimiläisilleni. Mahdollisesti tosi kuormittava sellainen. Päätin olla tarkkana miten paljon aikaa vien muilta. Asetin itselleni tavoitteeksi olla muuttamatta asioita ihan vaan sen takia että olen itse tottunut toisenlaiseen rutiiniin. Kuitenkin halusin tuoda monta parannusta ensimmäisen kuukauden aikana. Ilman näitä olisin vain se häirikkö. Kello kävi kuin Jack Bauerilla 24-sarjassa ja minun piti löytää vastauksia nopeasti:
- Miten ymmärtää miten tiimi on toiminut ennen minua? Miksi minut on kutsuttu paikalle?
- Mitä tiimi yrittää saada aikaiseksi ja miten voisin nopeasti alkaa auttamaan tämän tavoitteen saavuttamisessa? Mitä ongelmia, riippuvuuksia ja ehkä ristiriitaisiakin tavoitteita toiminnassa on?
- Miten haastaa nykytilannetta ja saada muutoksia aikaan? Kuinka isoja muutoksia kannattaa tehdä ja kuinka nopeasti?
Kirjoitus on tehty Scrum Master / Agile Coach roolissa aloittamisen tuoman esimerkin avulla, mutta usein samat kysymykset toimivat eri rooleissa ja ympäristössä.
Kysele kuin kolmevuotias
Mikäli työskentelet kokonaan tai osin etänä toimivan tiimin kanssa niin tehokas tiimiin tuleminen vaatii erikseen huomiota etätyön tuomien haasteiden ratkomiseen.
Tilanteen ymmärtäminen
Sain molemmissa uusissa projekteissani todella lämpimän vastaanoton. Ihmisillä oli tarve saada apua ja erityisesti ensimmäisen viikon keskusteluissa opin paljon lähtötilanteesta.
Sama suora yhteys jatkui erityisesti myös retrospektiiveissä, joissa yhdessä mietittiin miten työt sujuu. Viereisessä kuvassa toisen tiimini palaute sen jälkeen kun olin jo aloittanut fasilitoinnin.
Okei, okei. Mun palaverit ei ehkä startannut ihan oikealla nuotilla tälle tiimille.
Tuntuihan se vähän rajulta, mutta tiesin missä mennään ja jäin Product Ownerin kanssa miettimään mitä tehdä ensi kerralla eri tavalla.
Ymmärryksen keruuta nopeuttaa uteliaisuus ja rohkeus
Tässä ainoa ohjeeni ensimmäiselle viikolle:
Kysele kuin kolmevuotias
Mieti etukäteen mitä sinun olisi hyvä tietää ja hyödynnä ensimmäisten tapaamisten luonteva tilaisuus kysyä hyvinkin yksinkertaisia kysymyksiä:
- Miten teidän arkirutiinit toimivat? Miten suunnittelette työtä? Miten tiedätte missä kohtaa työ etenee? Mistä tiedätte mitä asiakkaat tarvitsevat? Miten pidätte retrospektiiveitä ja saisinko pääsyn aikaisempiin havaintoihin?
- Mitä odotuksia teillä on minua kohtaan? Mikä on se ongelma, jonka ratkaisuun minun ensin kannattaisi keskittyä? Onko jokin estänyt näiden muutosten tekemistä aikaisemmin? Mitä tekisit jos olit minun roolissa?
Kysymysten mukaan kannattaa kiittää, kehua ja kannustaa uutta tiimiä aina tilaisuuden tullen.
Hyödynnä muiden luomaa perustaa ja esitä rohkeasti mitä luulet oppineesi
Uusissa aluissa tykkään lähteä perusasioista liikkeelle. Scrum Guide roolikuvaus antaa hyvän pohjan määritellä työnjakoa. Sen katsominen yhdessä tiimin ja Product Ownerin kanssa antaa muille helpon tavan kommentoida mitä kukin toisiltaan odottaa.
Minuun ja tiimin rutiineihin kohdistuvien odotusten osalta otin kysymysteni jatkeeksi rohkean esittäjän roolin.
Nauruversio on verraton työkalu kerätä palautetta ja tarkistaa yhteisymmärrystä. Näin se toimii:
- Kirjoita, kerro, kuvaa tai piirrä mitä olet kuullut tai mitä olet ymmärtänyt suunnitelmaksi jatkosta. Sinun ei tarvitse olla Runeberg tai Michelangelo.
- Näytä ja kerro rohkeasti mitä olet ymmärtänyt. Alusta se näin: “Hei mä koitan nyt ymmärtää miten tämä toimii / miten tämä voisi toimia. Tein tällaisen nopean nauruversion.
- Sitten kun pystytte lopettamaan nauramisen niin voidaan yhdessä katsoa ja lähteä korjaamaan tätä. Teen sitten sen pohjalta sen ekan oikean version, jotta alettaisiin ymmärtämään asia samalla tavalla.
Tämä taitaa olla modifioitu minulle uran alkuvaiheessa kerrottu ladatun aseen taktiikka. Annat toiselle ladatun aseen ja osoitat sen itseäsi kohtaan. On yllättävän harvinaista että joku laukaisee, ja tässä onneksi panoksena on vain ylpeytesi. Itse keräsin joka keskustelussa kokonaiskuvaa ja työsuunnitelmaa omiin nauruversioihini. Osan näytin eteenpäin ja niiden parantaminen jäi osaksi meidän rutiineita. Joihinkin palasin tarkastamaan ymmärrystäni myöhemmin ja osaan en koskaan palannut.
Pitäisikö kysyä vai kertoa?
Kuvittele, että olet itse uudessa projektissa tai työpaikassa. Haluat tehdä hyvän vaikutuksen ja näyttää että osaat. Tiedät miten työtä tehdään tehokkaasti ja mitkä rutiinit ovat aikaisemmin sinua auttaneet. Huomaat ongelmia ja tunnet, että sinulla on oikea ratkaisu. Tuntuuko tutulta?
Näin minä tasapainoilin asian kanssa:
- Pidin kahdenkeskiset keskustelut kaikkien tiimiläisten sekä muuutaman muun lähellä olevan henkilön kanssa. Kysyin samoja kysymyksiä eri henkilöiltä, jotta saisin laajemman kuvan tilanteesta ja varmistusta aiemmin kuulemiin vastauksiin. Samalla aloin tutustua ja sain paremman yhteyden jokaiseen henkilöön yksilönä. Osoitin kiinnostusta ymmärtää mikä juuri heille oli tärkeää. Tarvitsin vain puoli tuntia. Näytin lopulta yhteenvedon kaikille, jotta muut tiesivät mitä koin oppineeni.
- Tavoitteenani oli ensin nähdä jokainen kokous / rutiini kerran ennen kuin lähdin itse fasilitoimaan. Halusin tietää lähtötilanteen, tunnistaa tarkkailijana muutostarpeita sekä halusin ymmärtää miten ihmiset toimivat yhdessä. Jonkun kerran ohitin tämän ja kävin suoraan fasilitoimaan. Sain aina tästä näpeilleni, mutta välillä se silti nopeutti meidän oppimista yhdessä.
- Kerroin aina tilaisuuden tullen miten olen ymmärtänyt tilanteen ja suunnitelmat. Validoin ja varmistin ymmärrystäni. Kirjasin suunnitelmia ja yhteenvetoja, joita nauruversio-tekniikalla sitten validoin. Nämä olivat ensimmäinen oma lisäni tiimin tekemiseen, josta oli tiimille hyötyä.
Ala rohkeasti järkevöittämään työtä
Rutiini ja keskustelu kerrallaan ymmärsin minkä asioiden kanssa kipuillaan. Muutoksia lähdettiin tekemään nopeasti yhdessä kerättyjen ideoiden avulla.
Korostin kokeiluiden merkitystä ja se helpotti painetta siitä, että tarvitsisi tietää “oikea vastaus”. Osa kokeiluista jäi käyttöön, osa muutettiin uudestaan. Koitin tehdä selväksi että en ole se reseptikirja-kaveri, joka tulee kertomaan miten kaikkien pitää toimia ja samalla toin aktiivisesti yhtenä tiimin jäsenenä ideoita siitä mitä voidaan tehdä jos yhdessä näin päätetään. Priorisointi ja äänestys tehtiin aina yhdessä.
Enkä voi vieläkään uskoa, että viereisen kuvan retro palaute tuli vain kaksi viikkoa edellisen jälkeen. Teimme vain pienenpieniä muutoksia siellä täällä. Tietysti paljon tekemistä oli vielä edessäkin, mutta toivo paremmasta oli herännyt.
Auta tiimiä keskittymään niihin asioihin mihin voivat vaikuttaa
Kun tiimin omien rutiinien perusta alkoi vahvistua, aloin tutkimaan tiimin rajoja. Erityisesti suurissa organisaatioissa aloitetaan paljon tällaisia lauseita:
Kyllä me saataisiin tämä homma valmiiksi, mutta kun <kuvittele tähän viereisen tiimin nimi tai johdossa oleva henkilö> estää / ei hoida hommansa.
Ongelmana on siis usein “joku muu”.
Palautin mieleeni Stephen Coveyn ykköslain eli tiimin oman vaikutuspiirin ja miten sitä voidaan laajentaa (circle of influence)“. Tätä en käynyt teoriana läpi yhdessä, mutta se oli mielessäni kun koputeltiin tiimin rajoilla tai ulkopuolella olevia asioita.
Yksinkertaisesti ideana on siis keskittyä niihin asioihin mihin itse pystyy itse vaikuttamaan. Usein itsekin voi kuitenkin tehdä tehdä asioita, jotta tuo “ulkopuolinen” taho saisi asiansa nopeammin tehtyä. Näin siis pyrittiin laajentamaan sitä mihin itse voidaan vaikuttaa ja pienennettiin ulkopuolisten murheiden tilaa.
Älä kuitenkaan lue tätä väärin, ulkopuoliset ongelmat ja esteet pitää tehdä laajasti näkyviksi ja ratkoa niiden omistajien kanssa. Tiimin ei kuitenkaan kannata jäädä vellomaan tilanteessa. Tässäkin aiheen nostaminen keskusteluun on hyvä aloitus.
Minulle tässä oli tärkeää, että on selvä ajatus siitä että pystytään tekemään useimmiten jotain. Toinen kantava ajatukseni oli, että on helpompi ratkoa asioita konkreettisten ongelmien kautta kuin jäädä laajemmin keskustelemaan tiimien vastuista. Etsitään fiksuja ratkaisuja ja jos niiden pohjalta voidaan muodostaa joku jatkossa auttava pidempiaikainen päätös niin se selviää sitten myöhemmin.
Kyllä me saataisiin tämä homma valmiiksi, mutta kun…
Onneksi aloittaminenkin on taito, jossa voi tulla paremmaksi. Nyt odotan jo seuravaa uutta alkua.
Projektin aloitus on uusi innostava mahdollisuus oppia ja saada aikaan jotain ihan uutta. Koen alkuvaiheen jännityksen, uudet ihmiset ja uudenlaisen toimintaympäristön aina itseni täysin hereille saavana haasteena. Jokainen aloitus on aina myös erilainen kuin edelliset. Koen, että tässä haasteessa ammattitaitoni todella mitataan.