Viikonloppuna aloin kokkailla. Hain siivouskomerosta biojätepussin valmiiksi odottamaan. Ylitsepursuava pyykkikori varasti huomioni ja ryhdyin lajittelemaan sitä saadakseni koneen pyörimään. Matkalla kylpyhuoneeseen huomasin, että kissanvessahan pitää siivota. Lapio oli jo kädessä, kun kuulin ilmoitusäänen tutun kujerruksen tietokoneelta. Jos ihan vaan äkkiä vilkaisen… Kissa olikin jo ehtinyt ensin. Puolen tunnin päästä nälkä oli jo melkoinen, ja ympäri asuntoa roikkui keskeneräisiä tehtäviä, mutta en ollut aloittanutkaan ruoanlaittoa. Tuttu tunne?
Olet etäpalaverissa ja huomaat, että sait uuden sähköpostin. Ajattelet vain kurkata, keneltä se on, mutta ennen kuin huomaatkaan, oletkin jo kommentoimassa siihen “ihan nopeasti”. Havahdut kun kuulokkeissa huhuillaan sinua. Joudut myöntämään, ettet lainkaan tiedä, mistä on puhuttu viimeisen viiden minuutin aikana. Kaikkien kuuden muun osallistujan aikaa kuluu pari minuuttia siihen, että käyty keskustelu tiivistetään sinua varten, jotta voit antaa oman kommenttisi.
Tuttuja tilanteita, vai mitä? Facebook muistutti, että vuosi sitten olin postannut ystävilleni silloin somessa kiertäneen meemin ”multipaskingista”, joka määriteltiin näin: ”tehdä samanaikaisesti montaa asiaa paskasti. Uuvuttaa tekijänsä, mistään ei tule valmista ja se keskeneräinenkin on aivan paskaa.”
Aivojamme ei kertakaikkiaan ole rakennettu niin, että olisi mahdollista keskittyä useaan asiaan kerralla kunnolla. Silti edelleenkin tällaisia yksisarvisia peräänkuulutetaan työpaikkailmoituksissa. Mahdottomia vastauksia mahdottomiin tilanteisiin. Seurausten korjailua juurisyiden sijaan.
Tutkimukset osoittavat, että pomppiessamme kukasta kukkaan tai pyykkikorilta hellalle tehottomuus kasvaa, sillä aivot eivät pysy perässä kontekstihyppelyssä. Joudumme kerta toisensa jälkeen uudelleen miettimään, että mitä olimmekaan tekemässä, ja rakentamaan puitteet rakentuville ajatuksille alusta asti—ja aikaa sen kun kuluu. Multipaskoessa luultavasti teemme niin paljon virheitä, että luommekin jatkuvasti uutta tekemistä: tehtävien asioiden backlog paisuu eikä kutistu.
Mieti vielä hetki palaveriesimerkkiämme. Kuudelta hengeltä kului kultakin 2 minuuttia siihen, että yhden henkilön takia kerrattiin jo kerran keskusteltuja asioita. Tämä tekee 12 minuuttia.
Montako palaveria sinulla on päivässä, ja montako henkeä niihin keskimäärin osallistuu? Ja kuinka monta kertaa yhden palaverin aikana vastaavanlainen tilanne saattaa toistua? Äkilliset tulikomennot aivoille eivät siis lisää vain omaa, vaan myös muiden tehottomuutta.
Jos jo näin pienessä mittakaavassa pystymme tunnistamaan 3 erilaista tehottomuuden muotoa, ja jopa pienellä laskuharjoituksella osoittamaan näin konkreettista hukkaa, mitä se tarkoittaakaan laajemassa skaalassa. Organisaatiot synnyttävät valtavasti hukkaa tekemällä liian monia aloitteita kerrallaan ja laittamaan loistavat asiantuntijansa loikkaamaan pahimmassa tapauksessa joka palaverissa kontekstihypyn. Asiakastoimitukset viivästyvät, joudutaan palkkaamaan lisää henkilöitä tekemään työtä, jonka nykyinen henkilökunta pystyisi tekemään, jos työt vain järjestettäisiin järkevämmin—välikäsien ja väärinymmärrysten määrä kasvaa.
Leanin ja sitä kautta ketterän ajattelun perusteisiin kuuluu, että rajoitetaan meneillään olevaa työtä. Lopeta aloittaminen, aloita lopettaminen! Käytämme toisinaan koulutuksissamme tästä esimerkkinä Henrik Knibergin videota Multiple WIP vs One Piece Flow example. Linkki videoon artikkelin lopussa.
Vaikka esimerkki on luonnollisesti äärimmilleen yksinkertaistettu, herättää se osallistujien joukossa runsaasti keskustelua siitä, miten usein heidänkin organisaatiossaan toimitaan kuten se videon hymiöiden tekijä, joka juoksee tekemään aina sitä, mitä joku kulloinkin vaatii ja keskeyttää senhetkisen tehtävänsä. Seurauksena on, että toimitusajat moninkertaistuvat, mistä varmasti seuraa tyytymättömiä asiakkaita.
Kollegani kirjoitti noin kuukausi sitten siitä, kuinka päivän sana on WIP- eli Work in Progress-raja- jolla rajoitetaan keskeneräisen työn määrää Kanban-mallissa. Tämä malli toimii, koska se on rakennettu kuten me itse. Meneillään olevan työn rajoittaminen oikeasti kannattaa. Jaksat itse paremmin, toimit tehokkaammin sekä tuotat nopeammin arvoa sille, joka työtäsi hyödyntää, oli se sitten kollega tai suoraan loppuasiakas. Aina tietysti täydellinen keskittyminen yhteen asiaan kerrallaan ei ole mahdollista. Silloin auttaa töiden pilkkominen mahdollisimman pieniksi, itsenäisesti arvoa tuottavaksi paloiksi. Tällöin pystyt lyhemmässäkin ajassa tekemään tehtävän valmiiksi, vaikka sitten joutuisitkin siirtymään toiseen tehtävään. On myös hyvä tehdä tekeminen läpinäkyväksi esim. Kanban-boardille, niin kaikki näkevät mitä kaikkea oikeasti on meneillään, sekä aidosti priorisoida tekemistä.
Minkä tehtävän voisit tänään saada valmiiksi sen sijaan, että aloitat uuden? Onko teillä liian monta rautaa tulessa ja projektia meneillään? Kaipaatko apua priorisointiin tai tehtävien tekemiseen läpinäkyväksi? Ota yhteyttä: contact@taskmill.fi