Taskmill ja L&T aloittivat yhteistyönsä keväällä 2022, kun L&T:n Kiinteistöpalvelut- alue tarvitsi apua kehittämiseen liittyvän yhteistyömallin luomiseen eri liiketoimintojen välille. Keskeisenä tavoitteena oli luoda toimintamalli, jonka myötä kehityssuunnittelua voidaan tehdä ketterästi ja osallistaen eri organisaatioyksiköiden välillä. Samalla haluttiin selvittää, miten ketterät toimintatavat voivat toimia apuna liiketoiminnan kehittämisessä.
Päällekkäiset projektit ja avainhenkilöiden ajankäyttö haasteena
”Keskeisimpinä haasteina olivat projektien päällekkäisyys ja yhtäaikaisen työn määrä. Meillä eteni useampi projekti samaan aikaan muutamien avainhenkilöiden edistämänä, mikä johti kehittämisen läpimenoaikojen pitenemiseen. Myös henkilöriippuvuutta oli havaittavissa. Olimme tunnistaneet, että yhteisen suunnan kirkastaminen, yhteistyön parantaminen liiketoimintojen välillä ja kehitystöiden aiempaa selkeämpi priorisointi voisivat parantaa merkittävästi sekä työtyytyväisyyttä että arvontuottoa asiakkaille”, kertoo L&T:n Kiinteistöpalveluiden johtaja Reima Harju.
Nykytila-analyysi ja ketteryysvalmennukset liiketoiminnalle
Yhdessä Taskmillin kanssa käynnistettiin ketteryyden muutospolku toukokuussa 2022. Koska ketteröittämistä haluttiin lähestyä sekä portfolio- että tiimitasolta, sai L&T tuekseen kaksi Taskmillin Agile Coachia, Elina Jolman ja Timo Ruottisen.
”Starttasimme muutospolun nykytilan analysoinnilla ja avainhenkilöiden haastatteluilla. Halusimme kuulla avoimesti haasteista ja toiveista, jotta pystyimme miettimään parhaat keinot muutoksen toteuttamiseen L&T:n näkökulmasta”, kertoo Taskmillin Agile Coach Timo Ruottinen.
Merkittävässä roolissa muutoksen näkökulmasta oli myös organisaation osaamisen kasvattaminen ketteryyteen ja Leaniin liittyen. ”Järjestimme heti muutospolun alussa avainhenkilöille valmennuksen, jossa pureuduttiin ketteryyden soveltamiseen palvelutoimialan näkökulmasta. Valmennus toteutettiin läsnätoteutuksena ja oli upea huomata, miten liiketoimintojen välinen yhteistyö lähti rakentumaan jo valmennuksen aikana. Valmennus antoi hyvän sysäyksen muutokselle ja nosti hienosti myös odotusarvoja yhteistyömallin rakentamiseen liittyen”, Agile Leadership Consultant Elina Jolma Taskmillilta jatkaa.
Ketterä yhteissuunnittelu yhdistää eri liiketoimintayksiköt
Valmennuksen jälkeen käynnistettiin varsinaisen yhteistyömallin kehittäminen. Yhdessä L&T:n asiantuntijoiden kanssa luotiin malli kvartaaleittain tapahtuvaan yhteissuunnitteluun, joka kokoaa yhteen eri organisaatioyksiköiden, ICT:n ja muiden keskitettyjen toimintojen edustajat ja luo läpinäkyvyyden koko kiinteistöpalveluiden kehittämiseen. ”Mallia pilotoitiin ICT-liitännäisten töiden osalta, koska haasteet useiden projektien yhtäaikaisessa läpiviennissä näkyivät erityisesti ICT:n kehitystiimin arjessa. Yhteissuunnittelulla halusimme erityisesti lisätä keskustelua liiketoimintojen välisistä yhteisistä tavoitteista, luoda läpinäkyvyyttä meneillään ja suunnitteilla olevaan tekemiseen sekä tukea priorisointia”, taustoittaa L&T:n Product Owner Elina Korhonen.
”Yhteissuunnittelua edelsi hyvä valmistautuminen. Kartoitimme liiketoiminnoissa käynnissä olevat projektit sekä kehitystyöt ja valmistelimme näiden pohjalta koko kiinteistöpalvelut-tasoisen näkymän kehittämiseen”, Taskmillin Timo Ruottinen jatkaa.
”Varsinainen yhteissuunnittelutilaisuus toteutettiin livenä Helsingin Pitäjänmäessä. Tilaisuudessa työskentelimme seinälle rakennetun yhteisen näkymän äärellä liiketoimintarajat ylittäen. Pilkoimme tekemisiä nopeammin arvoa tuottaviin kokonaisuuksiin ja lisäksi yhdistelimme tekemisiä, joita on järkevää toteuttaa samanaikaisesti. Tunnistimme myös riippuvuudet ja priorisoimme tekemisiä melko rankallakin kädellä”, Elina Jolma valaisee työskentelytapoja.
Liiketoimintahaasteiden ratkaisu sprinttimallilla
”Yhteissuunnittelun lisäksi koeponnistimme ketteriä menetelmiä myös tiimitasolla liiketoiminnan kehittämisessä. Hyödynsimme ketteriä menetelmiä liiketoimintahaasteiden ratkaisemiseen hyvin tuloksin”, Timo Ruottinen lisää.
Yhteistyön kautta L&T kasvatti sekä organisaation osaamista ketteryydestä että sai käytännön kokemusta ketterien menetelmien hyödyntämisestä liiketoiminnan kehittämisessä. ”Yhdessä Taskmillin kanssa saimme rakennettua yhteistyömallin ja toimintatavat, joita olemme voineet itsenäisesti soveltaa pilottivaiheen jälkeen. Saimme myös kasvatettua läpinäkyvyyttä ja parannettua yksiköiden välistä yhteistyötä”, Reima Harju kiittelee.
”On ollut ilo työskennellä Taskmillin osaavien konsulttien kanssa. Pääsin itse fasilitoimaan pilottivaiheen jälkeistä yhteissuunnittelua ja porukka oli vähintään yhtä aktiivisesti ja innostuneesti mukana kuin ensimmäisellä kerralla, jolloin Taskmill oli tukenamme. Meidän on ollut helppo jatkaa organisaatiomme ketteröittämistä, kun saimme Taskmillin tuella siihen hyvän sysäyksen”, Elina Korhonen summaa.