Viikonloppuna olin aikeissa aloittaa ruoanlaiton. Hain jo biojätepussin valmiiksi, mutta huomasin pyykkikorin olevan täynnä. Ajattelin nopeasti laittaa koneen pyörimään. Samalla huomasin kissanhiekan kaipaavan siivousta. Lapio oli jo kädessä, kun tietokone ilmoitti uudesta viestistä. Ajattelin vilkaista sen vain nopeasti… Kissa ehti ensin. Puoli tuntia myöhemmin nälkä kurni jo vatsassa ja keittiö odotti yhä kokkaajaa. Kaikki oli kesken. Tuttua?
Sama ilmiö tapahtuu helposti myös työpäivän aikana. Olet etäpalaverissa ja kurkkaat uutta sähköpostia vain ohimennen. Pian huomaat vastaavasi siihen, ja havahdut vasta, kun joku mainitsee nimesi. Et tiedä, mistä on puhuttu viimeiseen viiteen minuuttiin. Käy helposti niin, että muiden aikaa kuluu siihen, että keskustelu tiivistetään uudelleen – jotta voit jatkaa mukana.
Pieneltä tuntuva keskeytys kertautuu nopeasti. Jos kuusi ihmistä käyttää pari minuuttia asian kertaamiseen, aikaa kuluu yhteensä 12 minuuttia. Montako palaveria sinulla on päivässä? Kuinka usein joudutaan palaamaan jo kertaalleen käsiteltyihin asioihin?
Kun kaikkea tehdään vähän, mikään ei valmistu kunnolla
Aivomme eivät ole suunniteltu hyppimään tehtävästä toiseen. Jokainen keskeytys vaatii aikaa palauttaa mieleen, mitä olimme tekemässä. Mitä useammin hyppäämme kontekstista toiseen, sitä enemmän aikaa ja energiaa hukkuu – ja virheiden määrä kasvaa. Työmäärä ei vähene, vaan pahimmillaan syntyy lisää tekemistä.
Kun katsomme tätä yksilötasoa laajemmassa mittakaavassa, nähdään, miten organisaatiot kuormittavat itseään. Aloitteita on liikaa. Asiantuntijat hyppivät konteksteista toiseen, mikä viivästyttää toimituksia ja kasvattaa kustannuksia. Rekrytoidaan lisää väkeä paikkaamaan tehottomuutta, jota voitaisiin ehkäistä yksinkertaisesti järjestämällä työt fiksummin.
Vähemmän keskeneräistä, enemmän arvoa
Yksi keskeinen periaate lean- ja ketterässä ajattelussa on keskeneräisen työn rajoittaminen. Me sanomme: lopeta aloittaminen – aloita lopettaminen.
Koulutuksissamme käytämme toisinaan Henrik Knibergin videota Multiple WIP vs One Piece Flow, joka havainnollistaa, miten jatkuvat keskeytykset vaikuttavat lopputulokseen. Vaikka esimerkki on yksinkertaistettu, se herättää osallistujissa paljon keskustelua. Moni tunnistaa videosta oman organisaationsa tavat – tehtävää vaihdetaan lennosta aina kiireisimmän pyynnön mukaan, ja kokonaisuudet viivästyvät.
Kuukauden takaisessa kirjoituksessamme nostimme esiin WIP-rajan (Work In Progress), joka on Kanban-mallin ytimessä. Malli toimii, koska se on suunniteltu ihmisen mukaan. Kun keskeneräistä työtä on vähemmän, pystymme keskittymään paremmin, jaksamme pidempään ja saamme aikaan enemmän arvoa – oli työn vastaanottaja sitten kollega tai asiakas.
Täydellistä keskittymistä ei aina voi vaatia. Siksi kannattaa pilkkoa työt pieniksi, itsenäisesti arvoa tuottaviksi kokonaisuuksiksi. Näin yksi tehtävä saadaan valmiiksi, vaikka jouduttaisiinkin välillä vaihtamaan fokusta. Myös läpinäkyvyys auttaa: esimerkiksi Kanban-taulu tekee työn näkyväksi ja auttaa priorisoimaan.
Kun rajaat keskeneräistä, keskityt paremmin. Kun keskityt paremmin, pääset nopeammin maaliin – ja teet työn, jolla on oikeasti merkitystä. Itsellesi ja koko tiimillesi.
Minkä tehtävän voisit tänään saada valmiiksi sen sijaan, että aloitat uuden? Onko teillä liian monta rautaa tulessa ja projektia meneillään? Kaipaatko apua priorisointiin tai tehtävien tekemiseen läpinäkyväksi? Ota yhteyttä: contact@taskmill.fi