Muutoshanke voi joskus tuntua loputtomalta matkalta. Alkuinnostuksen jälkeen vastaan voi tulla mutkia, hidasteita ja väsymystä. Silloin helposti alkaa tuntua, että ollaan jumissa ja päämäärä on hämärtynyt. Kokemuksemme mukaan on ihan normaalia, että muutoshanke jumittaa. Jumittaminen on tilaisuus pysähtyä, arvioida tilanne ja kääntää suuntaa. Tässä on viisi askelta, jotka voivat auttaa sinua saamaan projektin taas liikkeelle.
1. Pysähdy ja arvioi tilanne
Ensimmäinen askel on pysähtyä ja katsoa tilannetta tarkasti. Miksi muutoshanke jumittaa? Onko kyse resurssien puutteesta? Ehkä tiedonkulku ei toimi, tai muutosvastarinta on suurempaa kuin arvelit? Usein käy niin, että jumittamisen syyt eivät ole yksinkertaisia. Kutsu avainhenkilöt koolle ja keskustelkaa rehellisesti. Kun ongelmat tunnistetaan, niihin voi tarttua tehokkaammin.
Vinkki: 5 × Why (Five Whys) -menetelmä on toimiva ongelmanratkaisutyökalu, jota käytetään tunnistamaan perimmäinen syy ongelmalle kysymällä “miksi?” viisi kertaa peräkkäin. Se toimii yksinkertaisuudessaan seuraavasti:
- Määrittele ongelma – mikä meni pieleen?
- Kysy “miksi” ensimmäisen kerran – mikä aiheutti ongelman?
- Kysy “miksi” uudelleen – mikä aiheutti edellisen vastauksen?
- Toista prosessi viisi kertaa (tai kunnes löydät juurisyyn).
- Ratkaise perimmäinen ongelma, ei vain oireita.
Muutos ei ole vain tavoitteiden saavuttamista – se on myös kykyä sopeutua ja mukauttaa suuntaa.
2. Priorisoi ja selkeytä tavoitteet
Yksi yleinen syy muutoshankkeiden takkuamiselle on liian monimutkaiset, epäselvät tai jopa ristiriitaiset tavoitteet. Onko kaikilla organisaatiossa selkeä käsitys siitä, mitä tavoitellaan ja miksi? Jos ei, on aika selkeyttää suuntaa.
Pilko suuret tavoitteet pienemmiksi ja konkreettisemmiksi askeliksi. Tämä ei tarkoita, että muutoshanke olisi pienempi, vaan että sen eteneminen on helpommin seurattavissa.
3. Panosta viestintään
Hyvä viestintä on muutoshankkeen sydän. Ilman selkeää ja motivoivaa viestintää hanke voi ajautua harhateille. Jos viestintä ei ole johdonmukaista tai riittävän kohdennettua, tiimissä saattaa syntyä epävarmuutta ja turhautumista – mikä taas voi johtaa vastarintaan.
Varmista, että viestintä ei ole vain informatiivista, vaan myös inspiroivaa. Kerro miksi muutos on tärkeä ja mitä hyötyjä se tuo niin organisaatiolle kuin yksittäisille työntekijöille. Jos ihmiset kokevat, että he ovat osa suurempaa visiota, he kokevat muutoksen mielekkäämmäksi.
4. Tue ja osallista henkilöstöä
Henkilöstön tuki ja osallistuminen ovat muutosprosessin onnistumisen kannalta elintärkeitä. Jos ihmiset kokevat, etteivät he ole mukana muutoksessa, voi olla vaikeaa saada heitä sitoutumaan projektiin. Siksi on tärkeää kysyä, mitä esteitä henkilöstö näkee ja miten he kokisivat muutoksen helpommaksi.
Tarjoa tukea, koulutusta ja resursseja – ja ennen kaikkea: osallista heidät prosessiin. Kun ihmiset kokevat, että heidän näkemyksillään ja kokemuksillaan on arvoa, muutoksen omaksuminen on helpompaa. Muutos ei ole vain johdon tai projektitiimin vastuulla; se on koko organisaation yhteinen matka.
5. Hae ulkopuolista näkemystä
Joskus sisäinen näkökulma ei riitä. Jos organisaation sisällä ei nähdä koko kuvaa, voi ulkopuolinen asiantuntija tuoda uutta, raikasta näkemystä. Konsultit, mentorit tai muut asiantuntijat voivat auttaa tunnistamaan ongelmakohdat, joihin et itse ole kiinnittänyt huomiota. Ulkopuolinen apu voi myös auttaa tuomaan selkeyttä ja kehittää käytännön ratkaisuja, jotka vievät projektia eteenpäin.
Me Taskmillissa tarjoamme asiantuntevia neuvoja ja voimme tarvittaessa koota tiimin, joka tuo projektiin juuri oikeanlaista osaamista. Ulkopuolinen tuki voi olla juuri se, mitä tarvitaan, jotta muutoshanke saa uuden kipinän ja suuntaa.
Uudistajatiimin palvelut Taskmillilta
Uudistajatiimistä löytyy juuri se osaaminen, joita tarvitaan kulloiseenkin tarpeeseen. Tiimimme koostuu Taskmillin monialaisista ja kokeneista asiantuntijoista, jotka eivät ainoastaan vie projekteja eteenpäin, vaan myös valmentavat ja fasilitoivat työpajoja tarvittaessa. Uudistajatiimi tukee ketterästi useita kehitys- ja projektitiimejä samanaikaisesti, joustavasti ja tarpeen mukaan.
Muista vielä…
Pysähdy, arvioi ja etene – niin muutoshanke saa uutta henkeä ja pääsee taas liikkeelle. Kun tunnistat ongelmat, selkeytät tavoitteet, parannat viestintää, tarjoat henkilöstölle tukea ja haet tarvittaessa ulkopuolista apua, voit nostaa hankkeesi uudelle tasolle.
Jumittaako muutoshanke? Ota meihin yhteyttä!
Tai voit myös suoraan buukata palaverin myyntitiimimme kanssa täältä: