Olemme pistäneet merkille, että monet organisaatiot kohtaavat saman haasteen: määrittelijöistä on pulaa. Asiakkaamme tarvitsevat projekteihinsa osaajia, jotka ymmärtävät liiketoiminnan ja teknologian rajapinnan, pystyvät fasilitoimaan keskusteluja ja varmistavat, että oikeat päätökset tehdään oikeaan aikaan. Tässä roolissa määrittelijä voi olla avainroolissa. Miksi hyvät määrittelijät ovat juuri nyt arvossaan?
Määrittely ei ole yksi-malli-fits-all
Määrittelylle ei ole yhtä oikeaa mallia, sillä se riippuu vahvasti projektin kontekstista. Määrittelijä osaa tulkita ja dokumentoida liiketoiminnan tarpeet tietojärjestelmien kehittämisessä tarvittavaan muotoon. Hän ymmärtää ja kuvaa tavoitetilan, toiminnan prosessit, tietovirrat ja käyttötapaukset sellaisella tasolla, että dokumentoinnin ymmärtää sekä liiketoiminta, tietohallinnon asiantuntijat ja kehittäjät. Reguloidussa ympäristössä ratkaisujen reunaehdot ovat paljon tiukempia verrattuna esimerkiksi startup-yritykseen, joka luo uutta ja innovatiivista. Yksi yhteinen tekijä kaikissa ympäristöissä on kuitenkin se, että määrittelyn onnistuminen vaatii fasilitoitua vuorovaikutusta ja käydyn keskustelun kiteyttämistä.
Erityisesti reguloidulla alalla on tärkeää, että toteutustiimille avataan selkeästi, mitkä ovat regulaation ja sisäisten sääntöjen asettamat ehdot ja missä asioissa tiimit voivat tehdä itsenäisiä päätöksiä. Tällöin määrittelijä varmistaa, että keskustelu pysyy oikeassa kontekstissa ja ratkaisut täyttävät kaikki lainsäädännön ja liiketoiminnan vaatimukset.
Hyvä määrittelijä on enemmän kuin vaatimusten kirjoittaja
Hyvä määrittelijä on enemmän kuin henkilö, joka kirjoittaa vaatimukset ylös. Hän on vuorovaikutuksen fasilitoija, joka tunnistaa määrittelyyn vaikuttavat eri tasot, kuten johdon strategiset tavoitteet, ympäristön sääntöjen rajat sekä toteutustiimien päätöksentekoalueet. Yhdessä muiden asiantuntijoiden kanssa määrittelijä tunnistaa tarvittavia arkkitehtuurisia tai teknisiä ratkaisuja. Tehtävä edellyttääkin hyviä vuorovaikutus- ja yhteistyötaitoja. Hyvä määrittelijä osallistaa sidosryhmät ja loppuasiakkaat keskusteluun reunaehtojen löytämiseksi, ja kiteyttää keskustelut ymmärrettäviksi kokonaisuuksiksi.
Hyvä määrittelijä varmistaa ennen kaikkea, että keskustelu käydään oikealla tasolla. Liian yksityiskohtainen määrittely, eli matala lentokorkeus, voi johtaa turhaan hienosäätöön ja heikentää luovuutta. Toisaalta liian korkea lentokorkeus, eli liian yleinen määrittely, voi jättää liian monta yksityiskohtaa epäselviksi, mikä lisää riskiä virheellisille ratkaisuillle. Tavoitteena on löytää sopiva taso, jossa tiimit voivat tehdä päätöksiä parhaista mahdollisista ratkaisuista.
Toteutustiimien osallistuminen määrittelyihin
Vaikka toteutustiimien ei aina ole mahdollista osallistua suoraan sidosryhmien keskusteluihin, se ei tarkoita, etteikö heidän tulisi osallistua määrittelyjen tarkentamiseen. Määrittelijä tuo sidosryhmien kanssa kirkastetut määrittelyt myös toteutustiimeille ja fasilitoi keskustelut, jotka varmistavat, että tiimi ymmärtää, mitä sen työllä halutaan saavuttaa ja mitä reunaehtoja noudattaa. Määrittelijä työskentelee parhaassa tapauksessa ketterissä tiimeissä tuoden ymmärrystä tavoitteista, ominaisuuksista ja käyttäjätarinoiden tarpeista.
Määrittelyjen on oltava jatkuvasti läpinäkyviä ja kaikkien osapuolten saatavilla. Tämä varmistaa, että kehitystiimit voivat pyytää lisätietoja ja sidosryhmät voivat antaa palautetta, joka ohjaa suunnitelmien tarkentamista. Määrittely ei ole kertaluontoinen tehtävä, vaan jatkuva, fasilitoitu keskustelu, joka tukee projektin kehittymistä.
Määrittelijän keskeinen rooli organisaation kehityksessä
Määrittelijä ei pelkästään fasilitoi keskusteluja, vaan myös tukee ja kasvattaa organisaation kyvykkyyttä parempaan tavoitteenasetantaan ja päätöksentekoon. Hyvä määrittelijä tuo uuden näkökulman, ratkaisee päätöksenteon haasteita ja varmistaa, että muutos jää organisaatioon elämään. Tämä jatkuva prosessi edistää organisaation kykyä tehdä parempia päätöksiä pitkällä aikavälillä.
Loppujen lopuksi määrittely on enemmän taito kuin rooli. Organisaatio, jossa määrittely ei ole erillinen rooli, vaan yhteinen ymmärrys, pystyy vähentämään siiloja ja parantamaan yhteistyötä. Kyse ei ole pelkästään siitä, kuka kirjoittaa määrittelydokumentit, vaan siitä, miten organisaatio pystyy kehittymään ja tekemään parempia päätöksiä jatkuvasti.
Liiketoiminnan tarpeiden ja teknologian mahdollisuuksien tulkeille on aina kysyntää
Palataksemme alkuperäiseen kysymykseen: miksi hyvät määrittelijät ovat juuri nyt arvossaan? Teknologian kehittyminen ja digitaalisten ratkaisujen lisääntyminen vaativat entistä enemmän kyvykkyyksiä yhdistää liiketoiminnan tarpeet ja teknologian mahdollisuudet. Monet asiantuntijaroolit ovat muuttuneet entistä strategisemmaksi.
Erityisesti reguloiduilla aloilla, kuten rahoitus- tai terveydenhuoltoalalla, säännösten ja lakien määrä on kasvanut, mikä asettaa tiukempia reunaehtoja ja vaatii tarkempaa määrittelyä. Määrittelijöiden on osattava navigoida näissä sääntöjen rajoissa ja varmistaa, että kehitetyt ratkaisut täyttävät kaikki vaatimukset.
Onnistunut määrittely edellyttää laaja-alaista osaamista niin liiketoiminnan, teknologian kuin lainsäädännönkin saralta. Tämä yhdistelmä osaamista on harvinainen, mikä tekee hyvien määrittelijöiden löytymisen haasteelliseksi.
Tarvitsetteko apua määrittelyssä?
Taskmillin määrittelijät ovat apunanne! Isompien uudistusten ollessa kyseessä, Uudistajatiimimme johtaa sekä toteuttaa järjestelmän tai tuotteen määrittelyä sekä isossa kuvassa että yksityiskohtaisten vaatimusten suhteen. Lue lisää!
Ota yhteyttä, niin jutellaan!
Voit myös buukata suoraan palaverin täältä.