Projektisalkkujohtaminen ei ole lista projekteja tai kalenterin täyttöä. Se on tapa nähdä, valita ja ohjata kehittämistä niin, että tekeminen vie aidosti kohti strategiaa. Kyse on valinnoista ja rohkeudesta keskittyä olennaiseen. Me Taskmillilla ollaan oltu mukana rakentamassa erilaisia portfoliomalleja, valmennettu organisaatioita muutokseen ja fasilitoitu keskusteluita, joissa tärkein kysymys on ollut: mitä meidän oikeasti kannattaa tehdä?
Tässä blogissa jaetaan kokemuksia, oppeja ja vähän kipukohtiakin. Jos haluat kehittää projektisalkkujohtamista organisaatiossasi, aloita tästä.
Sisältö on tärkeämpää kuin rakenne tai työkalut
Projektisalkkujohtamisessa rakenne on tärkeä väline, mutta todellinen arvo syntyy sisällöstä eli siitä, mitä projekteja ja aloitteita salkkuun valitaan. Rakenteet, luokittelut ja hallintamallit voivat helpottaa asioiden jäsentämistä, mutta ne eivät yksinään takaa vaikuttavuutta. Olennaista on, että portfolio ohjaa resurssit ja huomion niihin tekemisiin, jotka parhaiten tukevat strategiaa ja tuottavat liiketoimintahyötyä.
Projektisalkku voi aivan hyvin alkaa Excelissä, Wordissä tai vaikka fläppitaululla, kunhan se tuo näkyväksi sen kokonaisuuden, josta voidaan keskustella. Liian usein organisaatiot aloittavat järjestelmästä ja ajattelevat, että kun se on kunnossa, niin homma on hallussa. Mutta ilman näkyvyyttä ja keskustelua oikeista asioista, järjestelmä ei auta. Projektisalkku ei ole paikka, johon projektit “dumpataan”, vaan foorumi, jossa päätetään, mitä kannattaa tehdä ja mitä ei.
Projektisalkkujohtaminen on tiimipeliä
Salkku ei saa olla yhden ihmisen harteilla. Tarvitaan projektisalkun omistaja, johtoryhmä, kehittäjät, palvelunomistajat. Kaikki näkevät saman tiedon, puhuvat samaa kieltä ja ymmärtävät, miksi priorisointi on joskus kivuliasta, mutta välttämätöntä. Priorisointikeskustelut käydään yhdessä, joka antaa mahdollisuuden oivalluksille ja yhteiselle työstölle reaaliajassa. Silloin malli ei jää paperille.
Projektisalkku ei myöskään ole tekninen dokumentti, vaan yhteinen tapa tehdä kehittämisestä näkyvää ja ohjattavaa. Se ei rajoitu ICT-hankkeisiin, vaan kattaa koko organisaation palvelut, toimintamallit ja kehityssuunnat. Kun kehittämisen kokonaisuus on käsissä, voi alkaa tehdä järkeviä valintoja, ei vain hyviä ideoita peräkkäin.
Ketterä vai vesiputous?
Usein kuulee kysyttävän, pitäisikö kehittämisen olla ketterää vai vesiputouksena toteutettu. Meidän vastaus on: molempia. On ihan normaalia ja tarkoituksenmukaista, että osa projekteista on vuosia kestäviä ja tiukasti suunniteltuja, ja osa sellaisia, joissa voidaan reagoida nopeasti markkinan ja toimintaympäristön muutoksiin. Haaste tulee, jos nämä elävät omissa maailmoissaan. Hyvä projektisalkku yhdistää molemmat. Yksi näkymä, yksi tapa johtaa.
Projektisalkkujohtaminen on kypsyystesti
Hyvä projektisalkku kertoo, mitä tehdään. Erinomainen projektisalkku kertoo, miksi tehdään ja mitä ei enää kannata tehdä. Kyse ei ole järjestelmästä eikä mallista, vaan päätöksenteosta ja fiksuista valinnoista. Jos palavereissa puhutaan enemmän menneistä kuin tulevasta, kannattaa pysähtyä. Kehittämistä voi johtaa fiksummin.
Miksi sinun organisaatiosi pitäisi investoida projektisalkkujohtamiseen?
Koska kehittäminen ilman suuntaa on kuin juoksua ilman maalia. Projektisalkkujohtaminen tuo näkyväksi sen, mitä ollaan tekemässä, ja ennen kaikkea miksi. Se auttaa varmistamaan, että resurssit kohdistuvat oikeisiin asioihin, etenemisen esteet tunnistetaan ajoissa ja tekeminen tuottaa arvoa. Ilman yhteistä näkyvyyttä ja päätöksenteon rakenteita organisaatiot hukkaavat aikaa, rahaa ja ihmisten motivaatiota. Investointi projektisalkkujohtamiseen ei ole investointi järjestelmään vaan kykyyn tehdä parempia päätöksiä, priorisoida rohkeasti ja tuottaa arvoa loppuasiakkaalle.
Ota yhteyttä – autamme mielellämme kartoittamaan seuraavat askeleet projektiportfolionne kehittämisessä, priorisoinnissa ja strategisessa suuntaamisessa.
Voit myös buukata suoraan palaverin täältä.
Tutustu Taskmillin palveluihin täältä!