Arek Oy suunnittelee, rakentaa, ylläpitää ja kehittää eläkevakuuttamisen kannalta keskeisiä yhteisiä tietojärjestelmäpalveluja. Yrityksen tärkeimpiä arvoja ovat järjestelmäpalveluiden huipputason saatavuus, tehokas riskienhallinta ja kustannustehokkuus. Arek Oy tekee tiivistä, luotettavaa ja vastuullista yhteistyötä työeläkealan toimijoiden kanssa, aina asiakaslähtöisesti ja iloisen yhteistyön hengessä.
Arekilla käynnistettiin kehittämisohjelma, jonka keskeisenä tavoitteena on IT-organisaation toimintojen ketteröittäminen. Ohjelman päämäärinä ovat projektien ja prosessien läpimenoaikojen lyhentäminen, toimintatapojen pullonkaulojen poistaminen, jatkuvan kehittämisen integroiminen osaksi päivittäistä työtä sekä läpinäkyvyyden lisääminen. Lisäksi ohjelman myötä syvennettiin yhteistyötä ja selkeytettiin rooleja Arekin, toimittajien ja asiakkaiden välillä toimitusprosesseissa.
“Halusimme tuoda Taskmillin Agile Coachin mukaan, koska toiminta- ympäristömme on ainutlaatuinen ja tavoitteena ei ollut vain kehittämisen ketteröittäminen, vaan myös palvelunhallinnan saattaminen yhtä sulavaksi osaksi prosessia. Meille oli tärkeää, että asiakkaamme osallistuvat heti alusta alkaen uuden toimintamallin ja yhteistyötapojen suunnitteluun”, kertoo Arekin CIO Carita Broms-Paulasuo yhteistyön alkumetreistä.
Taskmillin ja Agile Coach Virpi Repon tuki oli keskeinen, kun Arek pyrki saavuttamaan nämä tavoitteet.
Uusi ketterä tapa toimia läpi organisaation
Arekin ja Taskmillin yhteistyö on ollut laaja-alaisesti hedelmällistä. Yhteistyön keskiössä on ollut ketterän toimintatavan suunnittelu Arekin asiakkaiden, areklaisten ja toimittajien välille, ja tähän prosessiin ovat osallistuneet kaikki osapuolet. Arekin asiakkaita ovat yhdeksän eläketoimijaa, mikä tekee toimintaympäristöstä ainutlaatuisen. Tämän vuoksi kokonaisuuksien hahmottaminen – yksityiskohtia unohtamatta – on vaatinut erityisen tarkkaa suunnittelua.
Ketterän toimintatavan suunnitteluun on kuulunut keskeisenä osana myös tarvittavien koulutusten suunnittelu ja toteuttaminen sekä toimintatavan käyttöönoton tuki.
Arekin organisaatiossa käyttöön otettavalle toimintamallille on annettu nimi Arek-ketterä. Tämä malli, jonka Taskmillin asiantuntijat ovat olleet mukana luomassa, kuvaa kehitys- ja ylläpitotyössä käytettävän toimintatavan sekä roolit. Toimintatapa perustuu inkrementtipohjaiseen suunnitteluun, ja kehitystiimit toimivat Scrum-mallin mukaisesti. Asiakkailla, eli kaikilla yhdeksällä eläkevakuutusalan toimijalla, on ollut keskeinen rooli Arek-ketterän suunnittelussa ja erityisesti sen käyttöönotossa. Arek on halunnut luoda mallin asiakaskeskeisesti ja yhdessä asiakkaidensa kanssa, sillä tämän toimintatavan avulla pyritään nimenomaan vastaamaan asiakkaiden tarpeisiin.
Ketteryys ulottuu myös palvelunhallintaan
Arekilla kehitetään ja ylläpidetään jatkuvasti tietojärjestelmäpalveluja. Ketteryyden avulla pyritään saavuttamaan paras mahdollinen tehokkuus koko organisaatiossa, ja tämän toteuttamiseksi Taskmillin asiantuntija on ollut mukana kehittämässä myös IT-palvelunhallinnan prosesseja sekä näihin liittyviä Service Management Officen rooleja. Tällä hetkellä työn alla on jatkuvan kehityksen ja ylläpidon toimintatapojen ketteröittäminen sekä näiden yhteensovittaminen Arek-ketterä-toimintatavan ja IT-palvelunhallinnan prosessien kanssa.
Ketteröittämisen osana Arekilla otetaan käyttöön myös uudet työkalut, Jira ja Confluence. Taskmillin asiantuntija tukee ja suunnittelee näiden työkalujen käyttöä osana uusia toimintatapoja, varmistaen niiden sujuvan integroinnin osaksi organisaation ketterää työskentelyotetta.
Konkreettiset hyödyt alkoivat realisoitua heti
Vaikka Arekin ketteröittämisen muutosmatka on vielä kesken, yhteistyö Taskmillin kanssa on jo nyt tuottanut konkreettisia tuloksia kompleksisessa eläkevakuuttamisen ympäristössä.
“Olemme erittäin tyytyväisiä Taskmillin tukeen tässä muutosmatkassa, ja yhteistyömme jatkuu edelleen. Erityisesti kehittämisen puolella olemme onnistuneet pilkkomaan laajoja kokonaisuuksia pienempiin osiin ja aikatauluttamaan työvaiheet vaiheittain. Myös palveluhallinnassa olemme saavuttaneet ensimmäisiä näkyviä hyötyjä, ja nämä hyödyt tulevat konkretisoitumaan entisestään uusien työkalujen käytön sekä jatkuvan kehityksen ja ylläpidon ketteröittämisen myötä”, kertoo Carita Broms-Paulasuo.
“Areklaiset ovat suhtautuneet muutokseen innokkaasti ja osallistuneet aktiivisesti ketterän toimintatavan suunnitteluun omien asiantuntemusalueidensa syväosaajina. Arek-ketterä on suunniteltu ylätasolla, ja nyt pääsemme kehittämään sitä edelleen käytännön kokeilujen ja kokemusten kautta. Minut on otettu konsulttina erittäin hyvin vastaan, ja osaamistani arvostetaan. Yhteistyö on ollut sujuvaa, ja on ollut hienoa päästä auttamaan Arekia tällä muutosmatkalla”, hehkuttaa Taskmillin asiantuntija Virpi Repo.