PMO on yksi projektinhallinnan keskeisimmistä käsitteistä ja samalla yksi väärin ymmärretyimmistä. PMO on kuin projektitoiminnan kapellimestari, joka ei soita yhtäkään instrumenttia itse. Mutta ilman ajantasaista tilannekuvaa ja kokonaisuuden johtamista, jousisto ja vaskipuhaltimet päätyisivät soittamaan eri kappaleita eri tahdissa. Ja molemmat olisivat varmoja siitä, että vika on siinä toisessa.
Tyypillinen syy PMO-toiminnon perustamiselle kumpuaa tarpeesta hallita monimutkaisia kokonaisuuksia. PMO:n tyypillinen tehtävä on varmistaa, että aikataulut, raportit ja tilannekuva pysyvät selkeinä. Tämä on tärkeää työtä, mutta se on vasta alkua, sillä PMO:ssa on potentiaalia paljon enempään. Jos olet osa PMO-tiimiä ja koet, että toimintanne voisi olla vaikuttavampaa, olet tullut oikeaan paikkaan. Tämä artikkeli on kirjoitettu juuri sinulle.
Mitä PMO tarkoittaa?
PMO, eli Project Management Office, tarkoittaa organisaatioyksikköä tai -funktiota, joka vastaa projektinhallinnan, projektijohtamisen ja projektisalkun koordinoinnista. Tosielämässä PMO:n tehtäväkenttä ja organisaation odotukset toimintoa kohtaan vaihtelevat organisaatiosta toiseen huomattavasti. Yhdessä paikassa PMO on raportointikoneisto, toisessa painottuu projektiportfolion hallinta ja kolmannessa PMO voi vastata strategisen tason ohjelmajohtamisesta.
Käsite on myös laajentunut alkuperäisestä merkityksestään. Englanniksi puhutaan välillä myös muodoista Programme Management Office tai Portfolio Management Office. Kaikki nämä ovat osa samaa PMO-käsitettä, vaikka painopiste voi vaihdella.
Onko PMO toiminto vai titteli?
Tähän semanttiseen dilemmaan törmää usein suomalaisessa työelämässä. PMO on alun perin organisaation funktio, mutta sitä käytetään yleisesti myös yksittäisen henkilön työtittelinä. LinkedInissä näkee profiileja, joissa rooli on ”PMO Manager”, ”PMO Lead” tai pelkkä ”PMO”.
Kummatkin käytännöt ovat vakiintuneita. On kuitenkin hyvä ymmärtää, että funktiona PMO viittaa organisaation rakenteeseen ja työtittelinä henkilöön, joka tätä funktiota johtaa tai sen sisällä toimii. Kummassakin tapauksessa viitataan perinteistä projektipäällikköä laajempaan vastuualueeseen.
PMO:n perinteiset tehtävät vs. potentiaali
PMO:n perustehtävät ovat tunnistettavissa useimmissa organisaatioissa:
- Projektinhallinnan menetelmät ja toimintamallit — yhteiset käytännöt, dokumentaatiopohjat ja prosessit, joiden varassa projektit etenevät hallitusti
- Projektisalkun hallinta — kokonaiskuva siitä, mitä projekteja organisaatio toteuttaa, missä vaiheessa ne ovat ja miten resurssit jakautuvat projektisalkun sisällä
- Projektijohtamisen tuki — projektipäälliköiden sparraus, valmennus ja työkalujen tarjoaminen
- Raportointi ja tilannekuva — säännöllinen, vertailukelpoinen tieto johdon päätöksenteon tueksi
- Resurssien koordinointi — kuka tekee mitä, milloin ja missä projektissa
Tämä listaus on ns. “table stakes”. Jos PMO:n rooli päättyy yllä kuvattuun, se jää käytännössä tukitoiminnoksi “oikealle liiketoiminnalle”. PMO on mahdollisesti käytännön välttämättömyys, mutta toissijainen.
Maturiteetiltaan kypsän PMO-toiminnon potentiaali on paljon laajempi kuin yllä oleva kuvaus. Parhaimmillaan PMO on suora rajapinta organisaation strategisiin tavoitteisiin. Käytännössä tämä tarkoittaa, että PMO, yhdessä liiketoiminnan kanssa, ohjaa priorisointia ja resurssointia liiketoimintahyödyn näkökulmasta sekä kasvattaa organisaation kyvykkyyttä johtaa muutosta. Tämä on se taso, jolla PMO siirtyy raportoijasta vaikuttajaksi. Puhumme PMO Business Partnerista.
Strategiset tavoitteet ja tavoitejohtaminen
Ennen kuin avaan PMO:n maturiteettimallia, on syytä avata strategisen tavoitteen käsitettä hieman. Sanaa strategia viljellään toisinaan kevein perustein. Strategia ei saisi olla kalvosetti, toivelista tai vuosittainen suunnittelurutiini. Strategia on järkevän päätöksenteon mahdollistava viitekehys. Strategia kertoo, mihin keskitytään, mitä jätetään tarkoituksella tekemättä, ja miten onnistuminen näkyy.
Strategiset tavoitteet ovat ylimmän tason mitattavia päämääriä, joihin organisaation toiminta tähtää. Esimerkiksi liikevaihdon kasvattaminen tietyllä segmentillä, asiakaskokemuksen parantaminen tietyllä mittarilla tai operatiivisen tehokkuuden lisääminen voivat olla strategisia tavoitteita, jos niiden katsotaan edistävän yrityksen strategian toteutumista. Kun PMO ymmärtää strategisten tavoitteiden roolin, sen olemassaolo saa uuden vaikuttavamman merkityksen.
Maturiteettimalli ja kehittyminen PMO Business Partneriksi
PMO-toiminnan kehityskaarta voi kuvata kolmella tasolla, jotka kuvaavat sekä toiminnan maturiteettia että strategista vaikuttavuutta.
Taso 1: Operatiivinen PMO
Operatiivinen PMO elää yksittäisten projektien maailmassa. Sen ydintehtävät liittyvät projektinhallintaan: aikataulujen seurantaan, kustannusten hallintaan ja tilannekuvan raportointiin. Tavoitteena on, että jokainen projekti etenee hallitusti ja poikkeamista tiedetään ajoissa.
Tämä on välttämätön perusta eikä ilman sitä voi edetä. Mutta jos PMO jää tälle tasolle, se toimii reaktiivisesti kertoen, mitä tapahtui, mutta ei ohjaa suuntaa eli kerro, mitä pitäisi tapahtua.
Organisaatiosi on tällä tasolle, jos raportit menevät ajallaan, mutta johtoryhmä ei juuri kysy PMO:lta neuvoa. Projektit elävät omaa elämäänsä ilman yhtenäistä projektinhallintanäkymää.
Taso 2: Ohjaava PMO
Ohjaava PMO nostaa katseen yksittäisistä projekteista koko projektisalkun hallintaan. Toiminnan ytimessä ovat yhteisten projektijohtamisen toimintamallien rakentaminen, resurssien tarkoituksenmukainen kohdentaminen salkun tasolla ja kokonaisvaltainen tilannekuva projektiportfolion hallinnasta.
Tällä tasolla PMO alkaa tuottaa selkeämpää lisäarvoa: yksittäiset projektit eivät enää elä omaa elämäänsä, vaan ovat osa hallittua kokonaisuutta. Päätöksenteko paranee, koska tieto on yhteisessä muodossa ja vertailukelpoista. Hankejohtaminen, toisiinsa liittyvien projektien koordinoitu johtaminen yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi alkaa toimia johdonmukaisesti.
Organisaatiosi on tällä tasolle, jos salkku on hallussa ja priorisointikeskusteluja käydään, mutta yhteys organisaation strategisiin tavoitteisiin on vielä ohut tai satunnainen.
Taso 3: Strateginen PMO Business Partner
Strateginen PMO on kiinni organisaation tavoitteissa, mittareissa ja päätöksentekorakenteissa. Se ei vain operoi salkkua, se johtaa sitä aktiivisesti liiketoiminnan strategisten painopisteiden mukaan tuottaen tietoa ja osallistuen liiketoiminnan päätöksentekoon.
Hyvä vertailukohta löytyy tutummasta HR Business Partnerin roolista, jossa henkilö on niin sisällä liiketoiminnassa, että on muodostunut liiketoimintajohdon luottokumppaniksi, joka tukee päätöksentekoa. Sama logiikka pätee PMO:hon eli PMO Business Partner on strateginen kumppani, joka elää liiketoiminnan ytimessä eikä irrallaan omassa siilossa.
PMO Business Partner haastaa ja kysyy oikeat kysymykset, kuten ”Ovatko nykyiset ja suunnittelemamme projektit juuri niitä, jotka liikuttavat organisaatiomme kohti liiketoimintamme strtagesia tavoitteita?”
Organisaatiosi on tällä tasolle, jos PMO Business Partner on vakikalustoa strategiakeskusteluissa arvokkaan näkemyksensä ansiosta ja osallistuu priorisointikeskusteluihin johdon kanssa.
Missä sinä olet? Ja mihin suuntaan haluat kehittyä?
PMO:n kehittyminen operatiivisesta toimijasta strategiseksi PMO Business Partneriksi ei tapahdu yhdessä yössä. Kehityspolku aukeaa siitä, että tunnistaa oman tilanteen ja halutun suunnan. Jos tunnistat itsesi tason 1 tai 2 kuvauksesta ja pohdit, mitä seuraavalle tasolle siirtyminen tarkoittaisi juuri teidän organisaatiossanne, se on erinomainen lähtökohta keskustelulle.
Taskmill auttaa PMO-toiminnan kehittämisessä käytännönläheisesti. Projektiosaamisen lisäksi vahva kokemuksemme strategian toimeenpanosta (esim. OKR) luo vahvan pohjan PMO-toiminnan strategisuuden kehittämiseen. Emme neuvo ulkolaidalta tai tukeudu yhteen tapaan tehdä asiat, vaan käärimme hihat ja lähdemme ratkomaan asioita teidän tarpeistanne käsin. Kokemuksemme mukaan parhaat ja kestävimmät tulokset saavutetaan ymmärtämällä konteksti ja rakentamalla kehityspolku juuri teidän tilanteestanne käsin.
Haluatko jatkaa keskustelua? Ota yhteyttä.