Ydinjärjestelmän uudistus on aina myös liiketoimintauudistus.
Ydinjärjestelmän uudistus koskettaa koko organisaatiota. Kun core- tai ERP-järjestelmä vaihtuu, muuttuvat samalla prosessit, vastuut ja asiakaskokemus, eikä onnistumista ratkaise teknologia vaan se, miten muutos johdetaan. Viemme hankkeen läpi esiselvityksestä hyötyjen lunastamiseen, käytännönläheisesti ja yhdessä teidän tiiminne kanssa.
Tällainen uudistus on aina strateginen hanke. Parhaimmillaan se tuo selkeää kilpailuetua ja tehokkuutta, mutta epäonnistuessaan se voi tulla kalliiksi ja vaarantaa liiketoiminnan jatkuvuuden. Ero syntyy siitä, kuinka kirkkaasti tavoitteet on asetettu, kuinka hyvin data ja vaatimukset on saatu kuntoon ja kuinka määrätietoisesti ihmiset viedään muutoksen läpi.
Taskmill tuo hankkeeseen selkeyttä, rakennetta, vauhtia ja osaamista. Varmistamme, että suunnitellut hyödyt myös toteutuvat, ja autamme välttämään tyypilliset sudenkuopat.
Mitä core- ja ERP-uudistuksella tarkoitetaan
Core- ja ERP-uudistus tarkoittaa organisaation ydinjärjestelmäuudistusta eli keskeisten liiketoimintajärjestelmien, kuten pankki-, vakuutus- tai toiminnanohjausjärjestelmien, uusimista. Kyse on liiketoimintakriittisen järjestelmän uudistuksesta, ja se koskee neljää asiaa samaan aikaan:
- Prosessit. Miten työ tehdään uudessa järjestelmässä ja mitä vanhoista käytännöistä jätetään taakse.
- Toimintamalli. Miten roolit, vastuut ja päätöksenteko järjestetään liiketoiminnan ja IT:n välillä.
- Data. Mitä tietoa siirretään, missä kunnossa se on ja kuka vastaa sen laadusta.
- Asiakaskokemus. Mikä muuttuu asiakkaan näkökulmasta, ja mikä ei saa muuttua huonompaan suuntaan.
Tarve muutokselle syntyy usein jo selvitys- ja valmisteluvaiheessa, kun liiketoimintatavoitteet määritellään ja ne alkavat ohjata sitä, mitä uudelta järjestelmältä lopulta tarvitaan.
Tyypilliset haasteet
Näihin törmätään lähes joka hankkeessa, ja säännellyillä toimialoilla ne ratkaisevat, onnistuuko uudistus:
- Tavoitteet jäävät epämääräisiksi. Uudistus käynnistetään ennen kuin on kirkasta, mitä liiketoiminnan pitää sen jälkeen pystyä tekemään toisin.
- Vaatimusmäärittely ei kohtaa liiketoiminnan tarvetta. Syntyy ratkaisu, joka täyttää määrityksen mutta ei tavoitetta.
- Datamigraatio aliarvioidaan. Vanhassa datassa on päällekkäisyyksiä, epäyhtenäisiä koodistoja ja virheitä, joita vanha järjestelmä on siedettävästi paikannut, mutta jotka nousevat esiin vasta siirrossa.
- Muutos jää tekniikan varaan. Järjestelmä etenee suunnitelman mukaan, mutta ihmiset eivät seuraa mukana, eivätkä prosessit ja vastuut päivity.
- Avainrooleihin ei ole omia tekijöitä. Hankkeen vetämiseen, striimien johtamiseen tai PMO-työhön ei löydy riittävästi omaa kapasiteettia tai kokemusta.
- Laadunvarmistus jää asiakkaan harteille. Toimittaja testaa omansa, mutta kokonaisuuden ja integraatioiden toimivuus monitoimittajaympäristössä on asiakkaan vastuulla.
- Sääntelyvaatimukset tulevat esiin liian myöhään. Viranomais- ja raportointivelvoitteet huomataan vasta, kun ratkaisu on jo rakennettu.
- Hanke katsotaan valmiiksi käyttöönotossa. Tuotantoon siirron jälkeinen tuki ja hyötyjen seuranta jäävät sopimatta, ja hyödyt oletetaan toteutuviksi itsestään.
Missä me autamme
Palvelumme kattavat hankkeen koko matkan esiselvityksestä hyötyjen lunastamiseen.
Ennen päätöstä
- Esiselvitys ja tavoitteenasetanta. Uudistuksen tavoitteiden, nykytilan kipupisteiden ja sidosryhmien näkemysten perusteella laaditaan tiekartta, joka tukee päätöksentekoa. Samalla tunnistetaan riskit ja sovitaan niille omistajat.
- Järjestelmävertailu ja toimittajan valinta. Tuki vertailuun, toimittajien arviointiin ja sopimusneuvotteluihin, jotta valittu ratkaisu vastaa aitoa tarvetta.
Määrittely ja suunnittelu
- Vaatimusmäärittely ja prosessikuvaukset. Liiketoiminnan tarpeet käännetään eri tasoisiksi vaatimuksiksi, ja nyky- sekä tavoitetilan prosessit kuvataan tarvittavalla tarkkuudella. Säännellyillä toimialoilla myös viranomaisvaatimukset huomioidaan heti alussa.
- Datamigraation suunnittelu ja toteutus. Datan kartoitus ja puhdistus, tietorakenteiden mäppäys, testi- ja harjoitusajot sekä tuotantomigraatio validointeineen.
Hankkeen läpivienti
- Organisoituminen ja PMO. Selkeä ja läpinäkyvä työskentelymalli, joka mahdollistaa riippuvuuksien hallinnan ja oikea-aikaisen päätöksenteon.
- Muutosjohtaminen ja käyttöönotto. Vaiheistettu muutospolku: miksi muutos tehdään, mistä osaaminen kootaan ja miten uusi toimintatapa juurrutetaan arkeen. Asiantuntijamme voivat toimia hankkeen muutosjohtajina tai tukea sinua siinä roolissa.
- Avainroolit ja asiantuntijaresurssit. Kokeneita tekijöitä hankkeen vetämiseen, streamien ja aliprojektien johtamiseen sekä integraatioiden, migraatioiden ja arkkitehtuurityön koordinointiin.
Käyttöönotto ja sen jälkeen
- Laadunvarmistus ja hyväksymistestaus. Testauspäälliköitä, testaajia ja tiimiratkaisuja, jotka skaalautuvat hankkeen vaiheisiin ja ruuhkahuippuihin.
- Tehostettu tuki tuotantoon siirron jälkeen. Ensimmäiset viikot uuden järjestelmän kanssa ratkaisevat paljon: häiriöt on saatava korjattua nopeasti ja käyttäjien on saatava tukea arjessa. Kyse on vakautusjaksosta, josta käytetään hankkeissa usein nimitystä hypercare.
- Hyötyjen mittaaminen ja lunastaminen. Hypercare vakauttaa järjestelmän viikoissa, mutta liiketoimintahyödyt kertyvät kuukausien ja vuosien mittaan. Autamme sopimaan mittarit ja seuraamaan niitä, jotta hyödyt myös todennetaan eikä niitä vain oleteta.
Mitä muuttuu
- Tiedätte, mihin uudistuksella pyritään ja mistä onnistuminen tunnistetaan, jo ennen kuin mitään hankitaan.
- Vaatimukset ja prosessit on kuvattu niin, että ne kestävät sekä tarjousvertailun että toteutuksen.
- Data on luotettavaa käyttöönoton jälkeen, eikä virheellinen asiakastieto tai vääristynyt raportointi kaadu liiketoiminnan syliin.
- Ihmiset ovat mukana muutoksessa, eikä uusi järjestelmä jää käyttämättä vanhojen tapojen rinnalle.
- Hanke ei pääty käyttöönottoon, vaan siihen hetkeen, kun hyödyt näkyvät luvuissa.
”Taskmillin asiantuntijat ovat olleet keskeisessä roolissa transformaatiossa, edustaen sekä Säästöpankin tietohallinnon että liiketoiminnan näkökulmia ja huomioiden strategiset tavoitteet. Lisäksi Taskmill on vastannut laadunvarmistuksen johtamisesta ja hanketoimiston sujuvasta operoinnista.”
Markus Tuomi, Säästöpankki