Etätyöskentely on nyt ajankohtaisempaa kuin koskaan. Useat työnantajat ovat koronavirusepidemian vuoksi ohjeistaneet henkilökuntaansa siirtymään mahdollisuuksien mukaan etätyöskentelyyn. Osassa yrityksiä henkilökunnan etätyöskentely on jaettu useampaan vuoroon ja osa yrityksistä on siirtynyt jopa täysin etätyön tekemiseen.
Monen yrityksen aiempi politiikka ei kuitenkaan ole sallinut etätöitä ja niinsanottua etätyökulttuuria ei ole päässyt muodostumaan. Joissain yrityksissä sen sijaan on täysin normaalia, että osa työntekijöistä työskentelee kokonaan tai osittain etänä. Monissa firmoissa etätyöratkaisuja osataan hyödyntää, koska yrityksen toimipaikkoja sijaitsee useammassa lokaatiossa. Viimeistään nyt yritykset ja työyhteisöt ovat sen tilanteen edessä, että etätöitä on siirryttävä tekemään – halusimme tai emme. Listasimmekin nyt viisi vinkkiä, joilla onnistut etätyössäsi huomioiden myös epidemiatilanteen reunaehdot. Olitpa sitten kokeneempi etätyöläinen tai ensimmäistä kertaa kotikonttorilla, näistä vinkeistä on varmasti apua sekä sinulle että työyhteisöllesi. Nujerretaan koronavirus etätyöpäivä kerrallaan!
1. Ergonomia ja tauotus
Moni meistä tekee sen verran harvoin etätyötä, että kotona ei ole panostettu työpisteeseen. Rötväämme sohvalla tai kyykistelemme keittiön pöydän ääressä. Etätyössä liikkumisen määrä vähenee ja työpisteen ergonomia on entistäkin tärkeämpää. Panosta työpöytään, työtuoliin sekä kunnolliseen näyttöön, hiireen ja näppäimistöön. Jos tämä ei ole mahdollista, pyri kuitenkin saamaan etätyöpisteestäsi mahdollisimman ergonomisesti mukava. Asennon vaihtelu myös auttaa: välillä sohvalla, välillä keittiön pöydän ääressä, välillä seisoskellen keittiön työtason edessä.
Etätyöpäivänä on helppo jäädä jäkittämään läppärin ääreen. Tauot unohtuvat, kun kahvinkeitin on vieressä ja suolapähkinöitä on kätevä napostella keittiön pöydän ääressä konetta naputellen. Laita vaikkapa kello soimaan tai viritä kännykkäapplikaatio hälyyttämään tauon tarpeesta. Nouse ylös ainakin kerran tunnista ja venyttele. Käy vaikka hakemassa posti samalla.
Monesti lounas on työyhteisössä tärkeä hetki. Kotikonttorilla lounas saattaa helposti unohtua tai se tulee korvattua jatkuvalla napostelulla. Aikatauluta päivääsi kunnon ruokatauko ja syö ravitsevaa hyvää ruokaa. Sitten jaksaa taas paremmin painaa!
2. Suunnittele päiväsi
Moni meistä sortuu multitaskaajien kuninkaaksi etätyöpäivänä. Maileja on helppo lukea ja Slackiä naputtaa etäpalavereiden yhteydessä. Eihän kukaan näe! Monta rautaa tulessa sauhuten nakuttelemme koko päivän läpi ja huomaamme loppupäivästä, että monta hommaa tuli aloitettua, mutta yhtäkään ei saatettua loppuun.
Päivä kannattaa time-boxata ihan samalla tavalla kuin toimistopäiväkin. Varaa kalenteristasi slotit asioille, jotka vaativat keskittymistä ja keskity esimerkiksi tunnin tai puolen tunnin ajan yhteen tehtävään. Älä keskeytä tekemistäsi saapuvien sähköpostien tai pikaviestin takia. Jos koko ajan vilkkuu ja piippailee, syyllistymme helposti ajatuksiin, kuten: “Mäpäs ihan nopeesti vastaan tuohon Mikon kysymykseen!” tai “No mä laitan ton yhden mailin vaan Jutalle, tai unohdan koko jutun!”. Voit kytkeä koneeltasi notifikaatit pois päältä, jotta saat keskitettyä tarmosi ilman häiriötekijöitä.
Jotkut esimiehet vaativat etätyöpäivältä tuntien ja tehtävien raportointia. Emme kannata tällaista mikromanageerausta. Suosittelemme kuitenkin hallinnoimaan omia taskeja muuallakin kuin korvien välissä. Päivittäiseen tehtävien hallintaan voit käyttää henkilökohtaista Trello-boardia, pitää omaa Kanban-taulua postit-lappuineen tai yksinkertaisesti kirjata todo-listan muistivihkoon.
Päivän suunnitteluun kuuluu myös se, että työpäivä loppuu jossain vaiheessa myös kotikonttorilla. Etätyöpäivänä (ja muutoinkin) jää vaihde helposti silmään. Kännykästä tulee tarkasteltua sähköposteja vielä illalla telkkaria katsoessa tai Slack/Teams-viesteihin nopsasti vastaillaan vielä iltaruokaa laitellessa. Laita tämän sijaan työkone pois ja lataa akkujasi. Seuraavana päivänä saa taas uudella tarmolla jatkaa hommia!
3. Etätyökalut tikkiin
Moni yritys on ottanut etäyhteydet käyttöön, mutta työkaluissa voi muuten olla vielä parantamisen varaa. Viimeistään nyt on hyvä ottaa käyttöön firmalle asianmukainen pikaviestin/ryhmäkeskustelutyökalu.
Olipa se sitten Slack, Teams, Flowdock – nykypäivänä tällaista työkalua tarvitaan jokaisessa yrityksessä. Kunnon pikaviestintä voi käyttää henkilökohtaiseen keskusteluun, useamman ihmisen väliseen keskusteluun tai luoda tarpeen mukaan esimerkiksi tiimeille tai projekteille omat kanavat. WhatsAppin käyttö tai muuten henkilökohtaisten pikaviestimien käyttö työtarkoitukseen ei ole hyvä idea. Tietoturvaongelmien lisäksi menee helposti työ ja vapaa-aika sekaisin huonolla tavalla.
Pikaviestimien lisäksi etäpäivään kuuluu videokonferenssityökalu. Microsoftilla tällainen on Teams, Googlella Hangouts ja monia muitakin palveluita löytyy mm. Whereby (ent. AppearIn). Hyvät kuulokkeet vastamelusuojineen kruunaavat videopalsun ja takaavat työrauhan.
4. Kokouskulttuuri kuntoon
Monesti toimistopäivä täyttyy mitä moninaisemmista palavereista. Osa niistä voi olla turhia. Etäpäivänä taas voidaan olettaa, ettei kokouksia oikeastaan voida pitää ollenkaan tai niitä vältellään. Emme suosi turhien palaverien pitämistä, mutta myös etäpalaveri voi olla onnistunut ja tehokas.
Olemme monesti tottuneet pitämään kameran pois päältä videokonffassa, koska tukka on etäpäivänä kampaamatta ja rötväämme pyjamassa sohvalla. Nyt siihen tulee muutos! Sopikaa, että koko tiimi pitää kamerat päällä. On täysin eri asia tehdä yhteistyötä, kun näemme toistemme kasvot. Ei myöskään ole lapsellista sopia etäpalavereihin yhteisesti noudatettavia pelisääntöjä. Kommunikaatiota helpottaa se, että yksi puhuu kerrallaan ja kaveria ei keskeytetä. Kun olet monta päivää pyörinyt kotona pyjama päällä, uutta särmää voi tuoda myös se, että pukeudutkin samalla tavalla kuin olisit menossa asiakastapaamiseen. Kannattaa kokeilla 😉
5. Karanteenista selviämiseen
Välillä on tilanteita, kun emme voi uppoutua koko päiväksi työskentelemään täydellä tarmolla vaikka haluaisimmekin. Voi olla, että lapsi on nuhakuumeessa ja laitat toisella kädellä muumeja pyörimään puhelinkonffan ohella. COVID-19-viruksen takia koko perhe voi olla karanteenissa useamman viikon ajan. Karanteeni voi olla varotoimenpide esim. yhden perheenjäsenen palattua epidemia-alueelta, mutta töitä pitäisi silti tehdä.
Koska lapsi ei voi katsoa kahta viikkoa putkeen muumeja, suosittelemme perheen aikuisten aikatauluttavan työskentely- ja viihdytysjaksot, mikäli se on mahdollista. Toinen saa tehdä rauhassa esimerkiksi lounaaseen asti ja toinen touhuilee lasten kanssa. Lounaan jälkeen vaihdetaan vuoroja. Voit myös antaa lasten hallitusti seurata omaa työskentelyäsi ja kertoa heille samalla mitä touhuat. Rubber duck debugging toimii ja saatat jopa löytää työskentelytapaasi uusia ulottuvuuksia.
Keep calm and work remotely! 🙂