Olemme nähneet saman kuvion toistuvan projektista toiseen: suunnitelma pitäisi saada valmiiksi nopeasti, kuukausiraportti koota määräaikaan mennessä, ja riskit tunnistaa, ennen kuin ne yllättävät. Varsinkin ensimmäistä projektiaan vetävä asiantuntija tarvitsee tähän paljon tukea, eikä sen antamiseen aina ole aikaa. Emme usko, että tekoäly ratkaisee tämän yksin, mutta omien kokemustemme mukaan se voi hoitaa ison osan toistuvasta, käsin tehdystä työstä. Kunhan tietää, mihin sitä kannattaa käyttää.
Mitä tekoäly voi tehdä puolestasi
Nämä tehtävät ovat toistuneet lähes jokaisessa projektissa, joissa olemme itse olleet mukana, ja siksi suosittelemme niitä ensimmäisiksi tekoälyn käyttökohteiksi:
- Projektisuunnitelman laadinta – kokoaa rakenteen ja ensimmäisen luonnoksen valittujen kriteerien ja parhaiden käytäntöjen pohjalta
- Kuukausiraportointi – kokoaa tilannekatsauksen projektin datasta nopeasti ja yhtenäisessä muodossa
- Riskiloki ja riippuvuuksien tunnistaminen – nostaa riskit ja riippuvuudet esiin järjestelmällisesti, ei vain silloin, kun ehtii
- Sidosryhmäviestinnän luonnostelu – tekee pohjan viestille, jonka projektipäällikkö viimeistelee
- Perehdytystuki uudelle projektipäällikölle – opastaa yhteisiin prosesseihin ja toimintatapoihin
Olemme huomanneet, että näissä tehtävissä tekoäly säästää aikaa ja tekee laadusta yhtenäisempää, kunhan se on koulutettu organisaation omilla kriteereillä eikä yleisillä oletuksilla.
Käytännön esimerkki: kuukausiraportti tekoälyn avulla
Tämän olemme havainneet hyvin tyypilliseksi tilanteeksi: Projektipäällikön on ennen perjantain ohjausryhmän kokousta laadittava kuukausittainen tilanneraportti, joka kattaa projektin viisi keskeistä osa-aluetta. Ilman tekoälyä tämä on usein puolen päivän urakka. Tiedot kaivetaan projektinhallintatyökalusta, Exceleistä ja sähköposteista, ja raportti kirjoitetaan tyhjältä pöydältä. Tekoälyn avulla homma voisi edetä näin:
- Tietojen kokoaminen – tekoäly hakee tiedot tehtävienhallinnasta, aikataulusta ja budjettiseurannasta
- Ensimmäinen luonnos – tekoäly kokoaa tilannekatsauksen, aikataulupoikkeamat ja avoimet riskit valmiiksi organisaation omalle raporttipohjalle
- Tarkistus – projektipäällikkö käy luonnoksen läpi 15–20 minuutissa, oikaisee tulkinnat ja lisää oman näkemyksensä siitä, kuinka vakavia poikkeamat oikeasti ovat ja mitä vaikutuksia niillä on jatkon kannalta
- Lähetys – raportti lähtee ohjausryhmälle valmiina, ja valmistelu vei tunnin puolen päivän sijaan
Olemme huomanneet saman periaatteen toimivan myös riskilokissa: tekoäly voi käydä läpi projektin viestinnän ja aikataulun sekä nostaa esiin esimerkiksi toimittajan aikataulun venymisen tai päällekkäin varatun resurssin, jonka projektipäällikkö olisi muuten huomannut vasta myöhemmin. Suosittelemme silti, että projektipäällikkö arvioi aina itse, mikä riski on todellinen ja miten siihen reagoidaan.
Ero ei ole siinä, että tekoäly tekisi parempia päätöksiä, vaan siinä, että projektipäällikölle jää enemmän aikaa tehdä niitä.
Mitä kannattaa pitää itsellä
Projektipäällikön työ ei kuitenkaan ole pelkästään tiedon koostamista vaan myös päätöksiä ja ihmisten johtamista. Näitä emme suosittele antamaan tekoälylle:
- Priorisointi- ja muutospäätökset – mitä tehdään, mitä ei ja miksi
- Vaikeat sidosryhmä- ja tiimikeskustelut sekä luottamuksen rakentaminen
- Poikkeustilanteiden ja konfliktien ratkaisu
- Vastuu lopputuloksesta – tekoälyn tuottama sisältö pitää aina tarkistaa ja hyväksyä, ennen kuin se lähtee eteenpäin
Kokemuksemme mukaan tekoäly ei korvaa projektipäällikköä. Se vapauttaa aikaa raportoinnista ja koostamisesta siihen työhön, joka oikeasti vaatii ihmistä: päätöksiin, keskusteluihin ja tiimin tukemiseen.
Kiinnostaako, mitkä oman projektinne tehtävät kannattaisi ensimmäisenä antaa tekoälylle? Autamme mielellämme kartoittamaan sen – ota yhteyttä, niin jutellaan.